Qui n’est pas confronté aux aléas de la gestion du temps de travail… Des mails qui s’accumulent, un téléphone qui n’arrête pas de sonner, des demandes qui arrivent dans tous les sens, des dossiers à traiter pour hier. Et bien évidemment, l’imprévu à prendre en compte. Outre la charge de travail, une mauvaise gestion du temps et des priorités peut aussi engendrer des difficultés, voire provoquer des effets néfastes comme du stress, de la tension, des erreurs, jusqu’à l’épuisement parfois. Comment gérer pour gagner en efficacité ?

La mise en œuvre d’une stratégie de gestion du temps et des priorités demande de l’énergie, mais sur le long terme, cela permet d’être plus performant et surtout, plus productif. Pourquoi ne pas se faire accompagner pour acquérir de nouveaux outils ? Quelques conseils …

1. Prioriser : définir des objectifs pour plus d’efficacité

Prioriser ça s’apprend ! Et pour ne pas se laisser distraire, organiser une liste de tâches et les hiérarchiser sont des actions simples mais essentielles pour être plus efficace. Une to do list peut être la bienvenue. Il faut savoir identifier les tâches les plus importantes et les réaliser en premier ce qui laisse plus de temps pour le non urgent donc moins de stress.

Il est important de se fixer des objectifs réalisables et savoir discerner les tâches essentielles et urgentes par rapport aux autres. « Important et urgent / Important, mais peu urgent / Urgent mais peu important, … ». Pour avoir du résultat, il faut des objectifs clairs et précis, qu’ils soient à court, moyen ou long terme. Ces objectifs permettent d’une part de guider l’activité et d’autre part, de gagner en performance.

2. Etablir un planning et s’y tenir

S’organiser, planifier ses tâches, structurer son travail, permet d’éviter la perte de temps. Il est crucial de savoir organiser son emploi du temps et de s’y tenir sans se laisser distraire.

Bien gérer son temps c’est aussi vaincre la procrastination. Il faut arrêter de tout remettre à plus tard ! C’est non seulement source de démotivation mais aussi d’anxiété car on s’impose une charge mentale supplémentaire : le stress de ce qui n’est pas fait.

Autre point essentiel : se fixer des deadlines, une date limite pour la réalisation des tâches.

3. Réaliser une tâche à la fois

Certains pensent être plus efficaces au travail parce qu’ils sont capables de gérer plusieurs choses en même temps. Pourtant, nous sommes bien plus efficaces lorsqu’on réalise les tâches les unes après les autres. Plus attentifs sur les sujets, mieux concentrés sur les dossiers, plus de vigilance dans le traitement des demandes.

Vouloir répondre à tous est la meilleure manière de se disperser et de commettre une erreur. Le multitâche, pourquoi pas, mais attention de le faire en restant méthodique et bien organisé.   

4. Apprendre à dire non

Savoir dire « non » à des collègues, à un responsable, à sa direction… Ce n’est pas si simple ! Pourquoi ? Par crainte de décevoir, de déplaire ou de ne pas être à la hauteur.

Pourtant, l’emploi du temps n’est pas infini ! Dire non, c’est aussi se connaitre, s’affirmer, avoir confiance en soi, maitriser son activité et faire des choix. Un « non » légitime peut tout à fait être entendu à partir du moment où il est exprimé calmement. Il s’agit d’expliquer à l’autre les raisons qui vous motivent à dire non pour que le refus soit compris et accepté.

5. Prendre du recul et s’autoriser des temps de relâchement

Au cours d’une journée, il est facile de se laisser dépasser par la charge de travail qui s’accumule. A quel moment lâcher prise ? Comment éviter le surmenage ?

Pour prévenir l’épuisement professionnel, il ne faut pas hésiter à prendre de la distance vis-à-vis de son travail ! Prendre l’air, s’accorder des temps de pause, des temps d’échanges avec les collègues. Les bénéfices n’en seront que multiples : moins de stress, moins d’anxiété, une meilleure organisation, une concentration optimale, plus d’engagement, plus de performance… et surtout, un sentiment de bien-être qui permet de garder du sens dans son travail.

Reste à percevoir les signes au bon moment pour s’autoriser à prendre du recul sans culpabiliser.

Bien gérer son temps et définir ses priorités, c’est prendre soin de soi et améliorer son bien-être au travail.

Des experts peuvent accompagner les salariés dans la mise en place d’actions de formation visant à développer des compétences, tant en matière d’organisation qu’en gestion du temps, pour améliorer l’efficacité et la productivité.

AUTEUR : DELPHINE MASSÉ